4.1. Viestintä

Nykytilanne

Viestintä tukee Museoviraston toiminta-ajatuksen toteutumista ja päämäärien saavuttamista. Viestintä on keskeinen osa Museoviraston kaikkea toimintaa.

Toimiva sisäinen viestintä on ulkoisen viestinnän edellytys. Sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että koko henkilökunnalla on käytettävissään toiminnan tavoitteiden ja työn tekemisen kannalta oleellinen tieto. Sisäisellä viestinnällä tuetaan yhteistyötä ja vuorovaikutusta sekä tehostetaan toimintaa.

Sisäisen viestinnän kohderyhmä on henkilökunta. Tärkein sisäisen viestinnän väline on intranet. Se on Museoviraston sisäinen verkkopalvelu, jossa on mm. palvelussuhteeseen, menettelytapoihin ja käytäntöihin, toiminnan suunnitteluun ja seurantaan sekä työhyvinvointiin liittyvää tietoa. Tärkeä osa intranetiä on viraston sisäinen verkkolehti Lippo, jossa julkaistaan ajankohtaisia Museovirastoon ja sen toimintaan liittyviä uutisia taustatietoineen. Ilmoitustauluja käytetään sisäiseen tapahtumailmoitteluun. Erityinen kohderyhmä ovat museoiden näyttelyvalvojat, joiden pääsy sähköpostiin ja verkkoon ei ole vielä aukotonta.

Ulkoisen viestinnän kohderyhmien kirjo on laaja ja ryhmien koko vaihtelee kaikista kansalaisista hyvinkin pieniin ryhmiin. Kohderyhmiä ovat mm. tiedotusvälineet, muut viranomaiset, maankäytön suunnittelijat, museoalan ammattilaiset, tutkijat, opiskelijat ja koululaiset, harrastajat sekä erilaiset seurojen ja järjestöjen jäsenet, matkailijat, eläkeläiset, lapset, eri tavoin toimintaesteiset henkilöt sekä maahanmuuttajat.

Museoviraston tiedotus tekee, editoi ja välittää medialle virastoa koskevat tiedotteet sekä tiedotteet viraston antamista lausunnoista. Kaikki lehdistötiedotteet ovat myös verkossa ja lehdistökuvat välitetään medialle pääsääntöisesti verkkosivujen kautta.

Museot hoitavat näyttely- ja tapahtumatiedottamisensa itse. Museoiden ja linnojen näyttelyiden ja tapahtumien markkinointiviestinnässä käytetään useita välineitä: markkinointikirjeet, esitteet, tapahtumaesitteet ja -ilmoitukset, kutsukortit ja julisteet sekä osallistumiset erilaisiin markkinointitapahtumiin.

Yleisölle jaettavia esitteitä on käytössä kymmeniä: ns. yleisesitteitä, museoiden ja muiden kohteiden esitteitä sekä osastojen ja yksiköiden esitteitä. Esitteiden ulkoasu sekä sisällön määrä ja laatu ovat hyvin vaihtelevia. Esitteet suunnitellaan ja toteutetaan enimmäkseen virkatyönä.

Myös verkkosivut ovat tärkeä markkinointikanava. Lisäksi tietoja kohteista, näyttelyistä ja tapahtumista ylläpidetään Internetin tapahtuma- ja palveluportaaleissa. Museot ja linnat käyttävät markkinoinnissaan myös maksullisia ilmoituksia.

Museovirastolla on ollut verkkosivut vuodesta 1997 lähtien. Sivut uusittiin sekä rakenteeltaan että tekniseltä toteutukseltaan vuosina 2002–2003. Sivut ovat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Englanninkieliset sivut ovat muita kieliversioita suppeammat. Vuonna 2006 Museoviraston verkkosivuilla oli käyntejä eli sivulatauksia noin 1 500 000 kappaletta.

Verkkosivujen suunnittelussa ja toteutuksessa noudatettiin tärkeimpiä saavutettavuutta koskevia ohjeistuksia sekä julkisten verkkopalvelujen laatukriteereitä. Sivuston rakenne ja käyttöliittymä ovat selkeät, ja ne toimivat myös esimerkiksi näkövammaisten apuvälineillä. Sivuston rakenne suunniteltiin mallikäyttäjämäärittelyn avulla sisällöllisen saavutettavuuden maksimoimiseksi. Tekniikaltaan sivut noudattavat tärkeimpiä saavutettavuusstandardeja. Ne ovat mm. laitteistosta riippumattomat (toimivat eri teknisissä ympäristöissä ja selaimissa), skaalautuvia (sivun kokoa voidaan suurentaa/pienentää erilaisilla näytöillä) ja kuvissa on tekstivastineet (ns. alt-tekstit). Museoviraston verkkosivusto esiteltiin esimerkkinä erinomaisesta esteettömyydestä julkishallinnon verkkopalveluiden laatukilpailussa vuonna 2004.

Kohteiden ja asiakaspalvelupisteiden saavutettavuusinformaatio on esitelty verkkosivuilla vaihtelevasti.

Museoviraston palvelimella on ulkoisten verkkosivujen rinnalla myös useita ns. erityissivustoja (esim. verkkonäyttelyitä ja tietokantoja). Sivustot on tehty yksittäisinä projekteina ja niiden ulkoasu ja rakenne vaihtelevat. Erityssivustot ovat pääsääntöisesti vain suomeksi.

Lisäksi Museovirasto tarjoaa suomalaisille museoille Museoverkko-palvelua, jonka kautta on saatavissa aineistoja, joita ei voida julkaista julkisessa verkossa. Rakennusperinto.fi on ympäristöministeriön ja Museoviraston toteuttama kansalaisportaali. Palvelussa on koottu rakennusperintöä koskeva keskeinen tieto ja linkit samaan osoitteeseen.

Tavoitteet

• Ajantasaisen, luotettavan ja saavutettavan verkkoviestinnän ansiosta tieto on saavutettavissa ajasta ja paikasta riippumatta.
• Viestinnän sisältö on luotettavaa ja rakenne selkeää.
• Kaiken viestinnän kieli on ymmärrettävää ja selkeää yleiskieltä.
• Toimiva sisäinen viestintä on ulkoisen viestinnän edellytys. Kaikkien työntekijöiden tulee voida käyttää tärkeimpiä sisäisiä viestintävälineitä (sähköposti ja intranet) tehtävästä ja yksiköstä riippumatta.
• Viraston ulkoisessa viestinnässä otetaan entistä paremmin huomioon monimuotoisten kohderyhmien tarpeet. Viestit räätälöidään sekä kohderyhmän että välineen mukaan.
• Lehdistötiedotteiden rakenne ja sisältö noudattavat journalistisia perussääntöjä. Jakelu toteutetaan nykyaikaisilla välineillä ja kohdennetaan aiheen ja / tai alueen perusteella. Medioiden tasapuolisen kohtelun ja saavutettavuuden varmistamiseksi kaikki tiedotteet ovat luettavissa myös verkkosivuilta.
• Museoviraston verkkoviestinnän laatu pidetään mahdollisimman hyvällä tasolla. Verkkoaineistojen sisällön ja ajantasaisuuden sekä verkkosivujen saavutettavuuden tarkistus on jatkuvaa. Myös erikoissivut noudattavat tärkeimpiä saavutettavuuskriteerejä.
• Sekä verkkosivujen että painotuotteiden ulkoasu on selkeä.