4.6. Arkistot, esinekokoelmat ja kirjastot

Nykytilanne

Arkistot

Museovirastossa toimii useita arkistoja, jotka sijaitsevat eri toimipisteissä. Jokaisella arkistolla on oma, sen aihepiiristä vastaavan yksikön toimintaan liittyvä historiansa. Siksi ne ovat luonteeltaan ja toimintatavoiltaan erilaisia.

Arkistot ovat asiakkaiden käytettävissä. Käytännössä edellytetään tai ainakin toivotaan, että käynnistä sovitaan etukäteen. Tämä johtuu siitä, että monia aineistoja saa käyttää vain valvotusti. Etukäteen sovitut käynnit parantavat myös asiakaspalvelua, koska paikalla on silloin henkilökuntaa, joka tuntee kyseisen arkiston sisällön riittävän hyvin ja pystyy neuvomaan sen käytössä.

Arkistojen vuotuisissa kävijämäärissä on suuria eroja. Kuva-arkistossa käy tuhansia asiakkaita, kun joissakin arkistoissa on vuosittain vain muutamia viraston ulkopuolisia kävijöitä. Arkistojen keskeisiä asiakasryhmiä ovat tutkijat ja opiskelijat sekä eri alojen (esim. merihistoria, paikallishistoria ja sukututkimus) harrastajat. Opiskelijaryhmät ovat tehneet jo vuosikymmeniä säännöllisiä tutustumiskäyntejä keruuarkistoon, kuva-arkistoon ja esinekokoelmia koskeviin arkistoihin.

Arkistoaineistoja ei lainata, vaan niitä voi käyttää arkiston tiloissa. Omia kokoelmia koskeva perusneuvonta on maksutonta. Arkistot perivät Museoviraston hinnaston mukaiset maksut kuvista ja valokopioista.

Arkistotilat vaihtelevat saavutettavuuden kannalta suuresti. Nervanderinkadun kiinteistöön pääsee pyörätuolilla pihan kautta ja sisällä liikkuminen on mahdollista hissin avulla. Kiinteistössä myös ovien leveys riittää pyörätuolilla liikkumiseen. Ovien avaamisessa ja kynnysten ylittämisessä tarvitaan kuitenkin avustajaa. Nervanderinkadulla arkistojen asiakastilat vaihtelevat kohtuullisista erittäin ahtaisiin. Arkistoaineisto on sijoitettu mm. metallikaappeihin ja korkeisiin hyllyihin, joista pyörätuolilla liikkuja ei saa niitä itse esille.

Rakennushistorian osaston arkisto on tällä hetkellä Kulttuuritalossa (Sturenkatu 4), sen katutasossa ja kellarikerroksessa. Katutasossa on asiakirja-aineisto, kuvat ja käsikirjasto, kellarissa mm. piirustukset. Asiakaspalvelu tapahtuu katutason arkistotilassa, jonka fyysisessä saavutettavuudessa on puutteita. Arkistoaineistoja ja käsikirjaston kirjoja ei lainata ulos. Asiakaspäätettä ei ole, mutta henkilökunnan päätteiltä voi valvotusti etsiä tietoja niistä luetteloista ja rekistereistä, joita aineistosta on eri tarkoituksiin tehty. Itse asiakirjoja on digitoitu hyvin vähän. Valokuvia ja dioja luetteloidaan nykyään Musketti-tietokantaan.

Arkistoaineistojen digitointia ei ole aloitettu lukuun ottamatta kuva-arkistoa sekä arkeologian osastoa tekijänoikeus- ja henkilötietolaki rajoittavat mahdollisuuksia avata joitakin aineistoja verkkoon selailtavaksi. Osa arkistoaineistosta on mikrofilmattu.

Vähemmistöryhmiä tai osa- ja alakulttuureiksi katsottavia ilmiöitä koskevia aineistoja löytyy lähinnä keruuarkistosta, kansatieteen käsikirjoitusarkistosta sekä kuva-arkistosta.

Esinekokoelmat

Esihistorian kokoelmat ovat Nervanderinkadun kiinteistössä. Kansallismuseon esinekokoelmista osa on nähtävissä eri museoissa olevissa näyttelyissä. Muuten kokoelmat sijaitsevat pääasiassa Museoviraston keskusvarastossa. Pienikokoisia esineitä voidaan tarvittaessa tilata Nervanderinkadulle tai Kulttuurien museoon tutkittavaksi. Kokoelmiin liittyvä perusneuvonta on ilmaista. Valokopioista ja kuvista veloitetaan hinnaston mukaan.

Kansallismuseon ja Museoviraston muiden osastojen alaisista kokoelmista löytyy tietoa Museoviraston verkkosivuilta. Sivuilla ei aina ole tarkasti kerrottu, miten kokoelmiin tutustuminen käytännössä tapahtuu ja millaisia rajoituksia niiden käytössä mahdollisesti on. Viraston verkkosivuilta on pääsy sekä Kokoelmaselaimeen että Suomen museot onlineen, joissa esitellään sekä Kansallismuseon että myös muiden museoiden esinekokoelmia.

Pääasiallisesti esineisiin liittyvät tiedot ovat saatavissa erilaisista manuaalisista kortistoista tai Musketti-tietokannasta, jossa on tiedot osasta esineitä. Musketti on käytettävissä vain tutkijoiden koneilla, joten siihen tutustuminen onnistuu vain Museoviraston toimitiloissa. Kokoelmiin tutustumisessa on käyttörajoituksia, erityisesti esihistorian kokoelmissa. Osa- tai alakulttuureihin liittyvää aineistoa on ainoastaan kansatieteellisissä kokoelmissa.

Kansallismuseossa laaditaan parhaillaan kokoelmastrategiaa.

Kirjasto

Museoviraston kirjasto on kaikille avoin museoalojen, kulttuurihistorian ja kulttuuriperinnön suojelun erikoiskirjasto, jonka kokoelmat on suunnattu lähinnä alan tutkijoille. Kokoelmat on järjestetty tieteenaloittain ja alueellisesti.

Kirjastokokoelmia ja kirjaston palveluita koskevia esittelykäyntejä järjestetään lähinnä opiskelijaryhmille.

Kokoelmatiedot ovat haettavissa pääosin Helka-tietokannasta, joka on avoimessa käytössä Internetin kautta, sekä Linda- ja Arto-tietokannoissa. Uusi aineisto on myös asiasanoitettu. Verkkoaineistoja on kartutettu jonkun verran ja käytettävissä olevat lehdet on koottu lehtiportaaliin. Kirjastossa sijaitsevista arkistoaineistoista (mm. Suomen Muinaismuistoyhdistyksen arkisto) on laadittu luettelo kirjaston verkkosivuille. Vanhan kirjallisuuden kokoelmasta on painettu kirjamuotoinen julkaisuluettelo.

Osa kirjallisuudesta on kirjaston lainattavassa kokoelmassa, osa on sijoitettu eri yksiköiden käsikirjastoihin, joista useimmat ovat vain lukusalikäytössä. Kirjaston aineistoa myös kaukolainataan kotimaisiin ja ulkomaisiin kirjastoihin sekä museoihin.

Tällä hetkellä käsikirjastoja on noin 20 eri paikassa. Käsikirjastojen osoitteet, aukiolot, yhteystiedot sekä tiedot niiden käyttöoikeuksista on koottu kirjaston verkkosivuille. Käsikirjastoista tilataan tarvittaessa aineistoa kirjaston lukusaliin.

Kirjaston kokoelmat eivät ole tiloista johtuen avokokoelmat. Kirjaston käytössä avustavat opasteet ovat puutteellisia ja saavutettavuutta koskevat samat seikat kuin Nervanderinkadun arkistojakin.

Erityisryhmille suunnattua aineistoa ei ole kartutettu systemaattisesti. Ala- ja osakulttuureita ja etnisiä ryhmiä koskevaa aineistoa löytyy lähinnä kansatieteen hyllyluokista, kansatieteen yksikön käsikirjastosta ja Kulttuurien museon käsikirjastosta.

Tavoitteet

• Tavoitteena on yhdistää Museoviraston kirjasto ja arkistot yhteiseen asiakaspalvelutilaan. Tämä on mahdollista, jos virasto pääsee muuttamaan uusiin esteettömyyskriteerit täyttäviin toimitiloihin. Aineistojen saaminen samaan paikkaan parantaisi saavutettavuutta huomattavasti. Mikäli yhteiset arkisto- ja kirjastopalvelutilat toteutuvat, on huolehdittava siitä, että eri osa-alueiden asiantuntemus säilyy tarvittavalla tasolla.
• Aineiston digitointi ja kokoelmatietojen luettelointi verkkoon selailtavaksi sekä hakujärjestelmien kehittäminen edistävät saavutettavuutta samoin kuin eri aineistoja esittelevät painetut julkaisut.
• Voimavaroja suunnataan puutteellisesti järjestettyjen arkistoaineistojen luettelointiin.
• Museoviraston verkkosivuille lisätään tiedot eri kokoelmien ja arkistoaineistojen sijainnista, niiden luokse pääsemisen esteettömyydestä ja siitä, kuinka niissä olevaa aineistoa on mahdollista tutkia.
• Kokoelmien kartuttamisen perusteet julkaistaan.