4.8. Päätöksenteon avoimuus

Nykytilanne

Avoimuus on yksi Museoviraston perusarvoista. Avoimet ja läpinäkyvät päätöksentekoprosessit ovat paitsi laadukasta työtä, myös osa toiminnan saavutettavuutta. Päätöksenteon saavutettavuutta on myös se, että tehtyjen päätösten perustelut ovat kaikkien tiedossa.

Museoviraston päätöksenteko jakautuu kahteen osaan: sisäisiin, omaan henkilökuntaan ja toimintaan kohdistuviin päätöksiin, sekä ulkoisiin viranomaisena annettuihin päätöksiin.

Sisäinen päätöksenteko on saavutettavaa, kun kaikilla henkilökuntaan kuuluvilla on mahdollisuus vaikuttaa päätöksiin ja henkilökunnan asiantuntemus otetaan päätöksenteossa huomioon.

Ulkoiseen päätöksentekoon liittyvää viranomaisviestintää Museovirastossa ovat lausunnot, luvat, rauhoitusilmoitukset, avustuspäätökset, selvitykset, ohjelmat, seurantaraportit, suunnittelun ja seurannan asiakirjat kuten tulossopimus, tulossopimuksen seurantaraportti, toimintakertomus sekä toiminta- ja taloussuunnitelma.

Museovirastossa laadittiin vuonna 2006 kaikkiaan 1 918 lausuntoa tai lupaa. Avustuspäätöksiä annettiin 774 kappaletta. Päätöksenteon volyymi on siten huomattava ja päätökset vaikuttavat välillisesti tai suoraan monien tahojen toimintaan. Museovirasto on suunnannut museoiden innovatiiviselle hankkeille tarkoitetuista avustuksista noin 60% saavutettavuuden ja kulttuuriperintö-kasvatuksen edistämiseen.

Museovirastossa ei ole käytössä viranomaisviestintää koskevia yleissuosituksia tai yleisesti noudatettavia käytäntöjä. Mahdollisia yksikkö- tai osastokohtaisia ohjeita ei ole saatavilla esimerkiksi intranetissä. Viranomaisviestinnän kieli ja asiakirjojen rakenne ovat hyvin vaihtelevia.

Kuten edellä arkistojen yhteydessä on todettu, Museovirastolla on useita eri arkistoja hajallaan eri toimipisteissä. Suurinta osaa arkistoaineistoista hallitaan edelleen manuaalikortistojen avulla, ja arkistojen sisältämät tiedot ovat siten rajoitetusti henkilökunnan ja asiakkaiden käytettävissä ja käyttö on usein paikkaan sidottua. Sähköisenä syntyneen tai sähköiseksi muunnetun asiakirjamateriaalin säilyttämistä tukevaa järjestelmää ei ole. Nykykäytäntö ei siten tue sähköisiä palvelu- ja päätöksentekoprosesseja.

Museoviraston asiakkaiden mahdollisuudet sähköiseen asiointiin ovat myös vähäisiä. Viraston verkkosivuilla on saatavissa joitain lomakkeita sähköisessä muodossa. Osa lomakkeista on palautettavissa järjestelmän kautta. Osa lomakkeista on pdf-tiedostoja, jotka asiakas voi tulostaa ja palauttaa Museovirastolle postitse. Pdf-tiedostomuoto on joillekin käyttäjille esteellinen, koska tiedostojen avaaminen vaatii erillisen ohjelman.

Tavoitteet

• Sisäisen tiedottamisen tulee olla aktiivista, nopeaa ja aukotonta. Vastuuhenkilön tulee varmistaa, että tieto saavuttaa ne työntekijät, joita kyseinen asia koskee.
• Aukottoman tietojen saannin varmistamiseksi työkäytäntöjä muutetaan siten, että kaikki työntekijät tehtävästä ja yksiköstä riippumatta voivat käyttää tärkeimpiä sisäisiä viestintävälineitä (sähköposti ja intranet) ainakin kerran työpäivän aikana. Henkilökuntaa myös opastetaan ja kannustetaan käyttämään niitä.
• Museoviraston sähköistä asiakirjahallintaa ja arkistointia sekä sähköistä asiointia kehitetään ripeästi, jotta virasto voi toimia nykyaikaisena palvelutuottajana. Päätöksenteon avoimuus ja sitä kautta saavutettavuus tulee ottaa huomioon jo suunnittelun alkuvaiheessa. Sähköinen asiakirjahallinta vaikuttaa myönteisesti myös viranomaisviestinnän laatuun ja tehokkuuteen.
• Sähköisen palvelun rinnalla on käytössä toimiva perinteinen palvelu niille, jotka eivät käytä esimerkiksi sähköpostia ja Internetiä.
• Museovirasto edistää viranomaisena saavutettavuusnäkökulman huomioon ottamista.
• Päätöksenteossa kiinnitetään huomiota käytetyn kielen ja asiakirjojen rakenteen selkeyteen. Lausuntoja kehitetään niin, että päätös sekä sen perustelut ja seuraukset ilmenevät vaivattomasti ja selkeästi.
• Palvelujen käyttäjiltä saatu palaute käsitellään asianmukaisesti ja toivotut uudistukset toteutetaan mahdollisuuksien mukaan.