Vasen-bg Museovirasto  
Henkilöhakemisto YhteystiedotPalaute

På svenska | In English

Oikea-bg

Julkisuuslain mukainen tietojärjestelmäseloste



 

Tietojärjestelmän nimi

SALAMA- asianhallintajärjestelmä

(diaari, sähköinen arkisto, tiedonohjausjärjestelmä, asiakasrekisteri)


Tietojärjestelmän vastuutaho

Museovirasto
PL 913
00101 Helsinki
puh. 09 - 40501

Opetus- ja kulttuuriministeriön tilaama järjestelmä, käyttäjinä Opetus- ja kulttuuriministeriö, Museovirasto, Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO, Taiteen edistämiskeskus ja Suomen Akatemia

Tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja -henkilö

Museovirastossa
Arkisto- ja tietopalvelut- osasto
Kirjasto, arkisto ja arkeologiset kokoelmat- yksikkö
Maria Hautala
Puh: 0295 33 6095
maria.hautala(at)museovirasto.fi

Tietojärjestelmän käyttötarkoitus

Asianhallintajärjestelmää käytetään Museovirastossa vireille tulleiden hallinnollisten asioiden valmisteluun, päätöksentekoon ja ratkaisuun sekä asiakirjojen sähköiseen arkistointiin. Asia rekisteröidään järjestelmään ja sen valmistelussa hyödynnetään työnkulkuja. Saapunee ja laaditut asiakirjat liitetään asioille toimenpiteiden kautta.
Museoviraston asiakirjat laaditaan järjestelmässä ja allekirjoitetaan sähköisesti. Valmiit asiakirjat jaetaan sähköisesti tai Itellan iPosti- palvelun kautta postitse. Järjestelmässä allekirjoitetut asiakirjat arkistoituvat allekirjoittamisen yhteydessä.
Järjestelmän ulkopuolella laaditut asiakirjat skannataan ja liitetään järjestelmään. Järjestelmässä laaditut mutta allekirjoittamattomat asiakirjat arkistoidaan erikseen sähköiseen arkistoon.
Asioiden valmistelussa hyödynnetään SALAMAa käyttävien organisaatioiden yhteistä asiakasrekisteriä. Tiedonohjausjärjestelmän avulla ohjataan asian käsittelyvaiheista ja tuotetaan asioille ja asiakirjoille metatietoja.
 
Järjestelmään on tarkoitus liittää vuoden 2016 aikana harkinnanvaraisten valtionavustusten käsittely. Valtionavustusten osalta asianhallintajärjestelmästä on liittymä asiointikäyttöliittymään. Valtionavustusten käsittelyyn toteutetaan tiedonsiirrot myönnöistä ja maksuista kirjanpitoon ja maksamista varten Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen (palkeet).
 
Järjestelmään sisältyvien pysyvästi säilytettävien tietojen siirto Kansallisarkistoon edellyttää yhteyttä VAPA- järjestelmään.
 
 
Ks. myös erillinen rekisteriseloste SALAMA:n asiakasrekisteristä.

Tietolähteet

Museoviraston aloitteena vireille tuleva asia, Museovirastoon saapuneet, Museovirastossa laaditut ja Museovirastosta lähetetyt asiakirjat.
 
SALAMA:sta on yhteys Museoviraston ylläpitämään Kulttuuriympäristön rekisteriportaalin rekistereihin. Rekistereiden ja SALAMA:n asioiden välille voidaan luoda linkit.

Tiedot ovat vuosilta/alkaen vuodelta

Järjestelmän käyttöönotosta helmikuusta 2013 alkaen.
Järjestelmään konvertoidut tiedot:Asiat: Diaari- ohjelman rekisteritiedot vuodesta 1995 alkaen. Asiakirjat: Asiat- rekisteri vuodesta 1997 alkaen.

Tietojen päivitystiheys

Jatkuva.

Tietojen julkisuus/salassa pidettävyys

Pääasiassa julkinen, sisältää myös salassa pidettäviä tietoja.

Tietojärjestelmän julkinen osoite

Ei ole.

Julkiset tiedot tietoryhmittäin

Kaikki lukuunottamatta kohdassa ”Salassa pidettävät tiedot” mainittuja poikkeuksia.
 
Asia: dnro, asia, kuvaus, avaus-, rekisteröinti-, ratkaisu- ja määräpäivä, tila, kieli, muu tunnus, asiakas, toimijat, asiasanat, suhde, säilytystiedot, käyttörajoitukset, sähköinen tiedoksianto, lisätiedot.
 
Toimenpide: tyyppi, tunnus, sisältö, kuvaus, luonti-, määrä-, päättymis- ja vastaanottopäivä, toimijat, lähettäjät/vastaanottajat, tiedoksisaajat, lisätiedot.
 
Asiakirja: otsikko, DociD, asiakirjatyyppi, asiakirjallinen tieto, vaihtoehtoinen nimeke, kuvaus, saapunut/laadittu, laatija, laadittu pvm, lähettäjä, lähetetty pvm, saapunut pvm, kieli, asiasanat, laji, hyväksytty, muu tunnus, muu tekijä, toimeksiantaja, allekirjoittajat, asiakirjan vastaanottajat, arkistoija, arkistointipäivä, käyttörajoitukset, säilytystiedot, asian alkuperäisyys ja eheys, muut metatiedot.
 
Valtionavustushakemusten käsittelyssä tarvittavat tiedot lisätään jatkossa järjestelmään.

Salassa pidettävät tiedot

Asiakirjat silloin, kun ne ovat julkisuuslain ja asetuksen mukaisesti salassa tai osittain salassa pidettäviä.


 



Sivukartta



Sivu päivitetty 5.1.2017
© Museovirasto